Københavns Universitet er dataansvarlig for de oplysninger, som du indtaster i din jobansøgning via rekrutteringssystemet Talent Recruiter, leveret af HR Manager.

Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?
Københavns Universitet behandler dine personlige oplysninger med det formål at kunne vurdere din ansøgning i forhold til en eventuel ansættelse i den ansøgte stilling på Københavns Universitet. Det retslige grundlag for at anvende dine personlige oplysninger er Databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 jf. persondataforordningens art. 88 jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Dine data kan, ud over det primære rekrutteringsformål, blive anvendt til statistiske formål. Data om ansøgere til videnskabelige stillinger, fra adjunktniveau og op, er Københavns Universitet forpligtet til at indsamle og videregive til Uddannelses- og Forskningsministeriet. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.  

Ved rekruttering af ph.d.-studerende med midler fra Horizon Europe MSCA-programmet opbevares data i Københavns Universitets ESDH-system i 10 år til brug for EU-revision.

Hvis vi skal bruge følsomme personoplysninger fra dig, fx i forbindelse med personlighedstest eller ved indhentelse af straffeattest eller børneattest, vil dette først foregå efter indhentelse af et udtrykkeligt samtykke fra dig.

Hvem behandler dine oplysninger?
Leverandøren af vores rekrutteringsportal, HR Manager, opbevarer som databehandler dine data for os. Derudover vil dine personoplysninger blive behandlet på Københavns Universitet af den rekrutterende leder, HR-afdelingen samt den/de personer som deltager i ansættelsesudvalg og evt. bedømmelsesudvalg. Dine personoplysninger kan blive videregivet til eksterne medlemmer af bedømmelsesudvalg, hvis din ansøgning vedrører en stilling, hvortil der efter reglerne om bedømmelsesudvalg skal anvendes eksterne bedømmere. Der kan ske overførsel af oplysninger til lande, der ikke er omfattet af reglerne i EU’s persondataforordning, såfremt et medlem af bedømmelsesudvalget er bosat eller opholder sig i et tredjeland.

Hvis der benyttes et rekrutteringsfirma, vil relevante medarbejdere fra rekrutteringsfirmaet ligeledes have adgang til dine personoplysninger. Det samme gælder, hvis stillingen er delvist finansieret af en anden virksomhed.

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Vi gemmer din ansøgning og personoplysninger i rekrutteringssystemet i 12 måneder fra dags dato, med henblik på behandling af rekrutteringssagen. Data, der anvendes til statistik (eksempelvis oplysninger om køn og statsborgerskab), opbevares i længere tid, men i anonym form og kan således ikke knyttes til dig.

Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:  

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du kan selv rette en række oplysninger via din profil i rekrutteringssystemet, som du oprettede i forbindelse med ansøgningen
• I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning
• Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger
• Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk eller i Københavns Universitets privatlivspolitik.

For at anvende ovenstående rettigheder, kan du kontakte os på hrm-service@adm.ku.dk.

Find oplysninger om KU’s Databeskyttelsesrådgiver (DPO) her informationssikkerhed.ku.dk.