Er du klar til noget nyt? Vil du være en del af holdet, som er i gang med en stor kulturforandring? Er du pjattet med ansvar og har gode evner for struktur, planlægning og med et strejf af økonomisk snilde? SÅ leder vi efter dig
Hvem er du:
Du er kontoruddannet, gerne med erfaring inden for arbejdstidsplanlægning og håndtering af borgerøkonomi, og har lyst til at arbejde 32 - 37 timer pr. uge. Du har et godt overblik, er god til at samarbejde og du kan jonglere med 2 funktioner i én stilling.
Opgaverne:
Opgaverne deles med kollega med samme funktion og er ligeligt fordelt mellem:
Planlægningsdelen, der handler om at arbejdstidsplanlægge i systemet HosInfo. Der er omkring 80 ansatte på Egely, der arbejder dag, aften og nat, samt
Sekretærdelen, der handler om at være administrator for det borger administrative IT system, indkøb af kontorartikler, administrere post ind og ud af huset, samt forefaldende administrative opgaver for ledelsen. Du skal desuden holde regnskab med de unges økonomi, såsom lommepenge, tøjpenge etc. Sans for økonomi f.eks. afstemninger, bogføring og brug af Excel er derfor væsentlig.
Hvem er vi:
Egely er en sikret institution med plads til 16 børn og unge på almindeligt sikrede afdelinger og 5 børn og unge på særligt sikret afdeling, i alt fordelt på 4 afdelinger. Derudover har vi intern skole på Egely, samt en skole uden for Egely, Udby Skole. Denne skole er også et skoletilbud til børn og unge, som har særlige sårbarheder og problematikker i livet.
Målgruppen på Egely er kendetegnet ved at være sårbare børn og unge mellem 12 og 17 år, som kan have vanskeligheder, som kommer til udtryk ved, at de kan have en udadreagerende og/eller kriminel adfærd, misbrugsproblematikker og psykiatriske problemstillinger.
Som planlægger/sekretær har du begrænset kontakt med de anbragte børn og unge, men de kan godt lide, at du kommer forbi engang i mellem, når de skal hører om deres bestillinger snart kommer med posten.
Vi er ca. 80 medarbejdere ansat på Egely bestående af pædagoger, lærere, faglærere, social- og sundhedsassistenter, omsorgsmedhjælpere, stab og administrative medarbejdere. Derudover er vi uddannelsessted for pædagoger. Det er alle disse
faggrupper der skal arbejdstidsplanlægges for. Endvidere er der et lederteam på 3 faglige ledere, 3 afdelingsledere og en forstander.
Din kommende arbejdsplads:
Du skal være på Egely i Nørre Aaby. Du deler kontor med nærmeste kollega, og har mange samarbejdsflader, bl.a. alle ansatte på Egely. Endvidere har Socialcenter Lillebælt en netværksgruppe for planlæggere/sekretærer, som mødes ca. hver anden måned.
Du vil referere til forstanderen, men skal samtidig samarbejde tæt med afdelingslederne, som er dem, der har primær personaleledelse af medarbejderne på Egelys afdelinger. Ligeledes skal du samarbejde med Socialcenter Lillebælts HR specialist, som sidder i centeradministrationen.
Opgaven som arbejdstidsplanlægger:
- Du skal udarbejde tjenesteplaner jf. overenskomsten og de dertil gældende arbejdstids-regler samt lokalaftaler, så den enkelte medarbejder hele tiden kender sin arbejdstid minimum 4 uger frem, men målet er, at vi kan lægge planerne ud med 8 uger
- Du skal være med til at sikre, at der arbejdes efter de standarder der er. Det gør du i tæt samarbejde med kollega og afdelingslederne samt med sparing fra HR specialisten
- Arbejdstidsplanlægning og kodning af præsteret arbejdstid, registrering og lønindberetning foregår i systemet HosInfo via Silkeborg Data
- Udfærdige grundplaner i samarbejde med afdelingslederne, hvor du også har øje for vores lønbudget
- Balancere tilrettelæggelse af arbejdstidsplaner i forhold til indkomne ønsker fra medarbejderne samt husets drift
- Tilrettelægge arbejdstidsplaner i forbindelse med afholdelse af ferie, afspadsering, personalemøder, kursusaktivitet, uddannelse og lignende
- Ad hoc og HR opgaver der er relateret til arbejdstidsplanlægning fx indkaldelse af vikarer i planlægningsfasen
- Koordinerende funktion ved akut opstået sygdom og lignende.
Opgaven som sekretær:
- Receptionsopgaver, telefon og slusepasning (vores indgang)
- Modtage gæster, udlevere gæstenøgler, alarmbrik m.v.
- Håndtere post ind og ud af huset, fysisk og elektronisk
- Administrere NEXUS, Safetynet, SydID
- Indkøb af diverse artikler til organisationen, SydAx
- Håndtering af de unges økonomi
- Indskrivning af unge i AS2007.
- Styre kalender for vores børn og unge i forbindelse med kørsel ud af huset.
Hos os vil du opleve:
- Et hus i udvikling
- Et spændende og udfordrende arbejde, hvor vi er i gang med en kulturrejse med alt hvad det indebærer
- Vi arbejder hele tiden på at forbedre vores arbejdsmiljø, hvor vi både værdsætter høj faglighed, men samtidig sætter pris på humor og en uformel omgangstone
- Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst.
Vi forventer:
- At du er kontoruddannet og har kendskab til at håndtere økonomi i mindre omfang
- At du har erfaring med arbejdsplaner og kendskab til overenskomster og arbejdstidsregler
- At du har kendskab til HosInfo
- Du kan være i dialog med medarbejderne og være med til at understøtte den ramme for arbejdstidsplanlægning som ledelsen har lagt
- Du skal have et godt overblik og være proaktiv i din tilgang til arbejdet. Sådan at forstå, at du skal være undrende og stille spørgsmål, så snart noget er anderledes. Dette for at sikre, at du indhenter den nødvendige viden, i forhold til overholdelse af gældende overenskomst og arbejdstidsregler.
Har du brug for yderligere information til stillingen, så ring endelig til Forstander Lena Schødt Sørensen tlf.: 21786359.
Nysgerrig på mere information – følg linket herunder, hvor du bl.a. kan se en præsentationsvideo af Egely:
https://socialcenterlillebaelt.dk/afdelinger/egely
Ansøgningsfrist: Den 13. maj 2024.
Ansættelsessamtaler: Forventes afholdt den 24. maj 2024.
Tiltrædelse: Hurtigst muligt dog senest den 1. august 2024.
Arbejdssted: Socialcenter Lillebælt, Egely, Søndergaardsvej 9 5580 Nørre Aaby.
Der vil blive indhentet reference, samt børne- og offentlig straffeattest inden ansættelse. Det er en betingelse for ansættelsen, at attesterne vurderes tilfredsstillende.