Administrativ stærk sekretær for direktøren i By, Land og Kultur

Hos Kultur og Fritid søger vi en kollega, som vil varetage sekretariatsfunktion for direktør for By, Land og Kultur. Stillingen er på fuld tid og med tiltrædelse snarest muligt.

Om jobbet

Som vores nye kollega bliver du en del af et team, hvor der altid er plads til sparring, opbakning og understøttelse fra erfarne kolleger. Du får afvekslende opgaver og faglige udfordringer.

Dine faste arbejdsopgaver vil bestå af:

• Mødebooking/kalenderstyring
• Servicefunktion, herunder printe, mødeforplejning, hente gæster, skaffe IT-udstyr, hente kontorartikler, købe gaver/blomster mv.  
• Sekretær for FællesMED By, Land og Kultur.
• GDPR-arbejdsgruppe
• Personale-, leder- og chefmøder – dagsordener, referater og opfølgning
• Udarbejde præsentationer
• Oprette sager og journalise i Acadre
• Godkende kørsel og fravær i Opus
• Bestille togbilletter og evt. anden transport 
• Kortlægge sagsforløb i forskellig sammenhæng og udarbejde notater
• Kontaktlister til udvalgsmøder
• Post og team-telefon i Kultur og Fritid
• Deltage ved fintælling til valg.

Derudover vil du skulle kunne lære at gennemgå regnskaber og fakturere samt have basale kompetencer inden for Excel. 

Hvem er vi

Stillingen er forankret i Kultur og Fritid, som er en del af direktørområdet By, Land og Kultur.

I Kultur og Fritid servicerer vi borgere, kolleger samt Medborgerskab, Kultur og Beskæftigelsesudvalget. Vi understøtter også samarbejdspartnere, foreninger, kulturaktører og lokalråd i arbejdet med udvikling af musik, biblioteker, fritid, folkeoplysning, idræt, kultur, levende bymidter, events, lokalsamfund og det aktive medborgerskab. Kultur og Fritid har desuden et særskilt ansvar med at varetage en sekretariatsfunktion på forskellige områder.

Du vil få et tæt samarbejde med vores akademiske konsulent med en ledelsesunderstøttende sekretariatsfunktion, som også er en del af Kultur og Fritid. Opgaver vil primært komme fra direktøren for By, Land og Kultur, afdelingsleder for Kultur og Fritid samt denne konsulent. 

Hvem er du

• Du er kontoruddannet eller lignende og er god til at formulere dig mundtligt og skrifteligt på dansk.
• Du har måske erfaring med en sekretariatsfunktion og/eller kommunalt regi.
• Du er god til at have mange og forskellige bolde i luften.
• Du har nemt ved at danne dig overblik og overholde deadlines.
• Du er mødestabil og trives i fysisk tilstedeværelse på kontoret.
• Du er struktureret og har altid et smil i stemmen, når du samarbejder med kolleger og taler med borgere.
• Du har let ved at sige til og fra i perioder, hvor opgaverne er mange eller få.
• Du er ikke bange for at kaste dig over nye opgaver og løse opgaver med kort varsel.
• Du kan prioritere eller er ikke bange for at bede om hjælp til dette.
• Du er lærernem og har flair for IT, hvor det kan være en fordel, hvis du allerede har kendskab til IT-systemer som Microsoft Office pakken, KMD-systemer og Acadre.
• Du kan gennemskue budgetter og regnskaber og kan bruge de mest grundlæggende funktioner i Excel.
• Du trives i at have en nøgleposition, hvor arbejdet der udføres ikke altid er synligt, velvidende at det er uundværligt for at driften kan fungere.

Vi tilbyder

Et godt og fleksibelt arbejdsmiljø, hvor vi sætter godt humør, en uformel omgangstone og et velfungerende samarbejdsklima højt.

Du får en tæt berørings- og samarbejdsflade med kolleger på tværs af den kommunale administration.

Løn og ansættelsesvilkår

Stillingen er organisatorisk placeret i Kultur og Fritid med reference til afdelingsleder Trine Madsen. Arbejdssted er Assens Rådhus og som udgangspunkt med fuld tilstedeværelse.

Stillingen er en fast fuldtidsstilling med tiltrædelse den 1. juni 2024 eller hurtigst muligt derefter. 

Løn og ansættelsesvilkår sker efter gældende overenskomst. Straffeattest skal indhentes, før ansættelse skal finde sted. 

Vil du vide mere

Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte afdelingsleder for Kultur og Fritid Trine Madsen på tlf. nr. 30 30 75 44. 

Ansøgningsfristen er søndag den 12. maj 2024. Samtaler gennemføres den 21. eller 22. maj 2024.

Du bedes vedlægge CV og referenceliste til din ansøgning.

Vi glæder os til at høre fra dig!